此篇說明為「交易取消」全額退款的紀錄情境，若為「給予折扣」部分退款請參考：

假如先前對外收了一筆款項，後來因為取消，交易不成立，而必須將款項退還給對方，若是透過銀行帳戶支付給對方，明細上會有一筆「存出」的交易紀錄，為了使報表正確呈現，同時又能明確記錄這個退款的情境，此時我們建議使用「手動分錄」的方式製作一筆抵銷的反向分錄。

假設公司原本預計在6月底辦理一場活動，於6/1收取報名費一共$5,000元的服務收入。後來因疫情關係取消舉辦，在6/5將款項全額退還給客戶，手續費$100由公司吸收。

6/1收到報名費$5,000元時，建立一筆「暫收款」表示此筆「服務收入」已經預先收到款項，只是尚未舉辦還不能做認列。

6/5退款給客戶，先將6/1當時建立的「暫收款」完成交易。此步驟是為了使「服務收入」先被認列，以表達此筆金流原本的原因。（若原先的交易為同日交易或已完成，則無需操作此步驟）

至「會計作業」＞「手動分錄」建立一個反向分錄，輸入「借方：服務收入，貸方：銀行存款」。（在借方的科目和交易使用的需為同一個，才能做相互沖銷）

公司因退款產生的手續費$100另外建立一筆「支出」交易紀錄。

正確表達一進一出的金流，餘額仍與實際狀況相符。

報表不會因為此狀況有誤差，反向分錄也能交代退款的原因和情形。