此篇說明為「交易取消」全額退款的紀錄情境，若為「給予折扣」部分退款請參考：

假如先前對外支付了一筆費用，後來因為交易取消，收到對方的退款，若是透過銀行帳戶收取此筆款項，在明細上會產生一筆「存入」的交易紀錄，為了使報表正確呈現，同時又能明確記錄這個退款的情境，我們建議使用「手動分錄」的方式製作一筆抵銷的反向分錄。

假設公司原本在5/1要買一台電腦，已先行預定並支付款項$30,000給商家，後來商家因供貨量不足，在5/3取消了訂單，同時將款項全額退還至公司的銀行帳戶。

5/1支付$30,000元時建立一筆「暫付款」，表示此筆「雜項購置」已預先支付，只是尚未收到商品。

5/3收到來自商家的退款，先將5/1建立的「暫付款」完成交易。此步驟是為了使「雜項購置」先被認列，以表達此筆金流原本的目的。（若原先的交易為同日交易或已完成，則無需操作此步驟）

至「會計作業」＞「手動分錄」建立一個反向分錄，輸入「借方：銀行存款，貸方：雜項購置」。（在貸方的科目和交易使用的需為同一個，才能做相互沖銷）

正確表達一進一出的金流，且資金帳戶餘額仍與實際狀況相符。

報表不會因為此狀況有誤差，反向分錄也能交代退款的原因和情形。