此篇說明為「交易取消」全額退款的紀錄情境,若為「給予折扣」部分退款請參考:


假如先前對外收了一筆款項,後來因為取消,交易不成立,而必須將款項退還給對方,若是透過銀行帳戶支付給對方,明細上會有一筆「存出」的交易紀錄,為了使報表正確呈現,同時又能明確記錄這個退款的情境,此時我們建議使用「手動分錄」的方式製作一筆抵銷的反向分錄。

情境說明

假設公司原本預計在6月底辦理一場活動,於6/1收取報名費一共$5,000元的服務收入。後來因疫情關係取消舉辦,在6/5將款項全額退還給客戶,手續費$100由公司吸收。

操作步驟

1.

6/1收到報名費$5,000元時,建立一筆「暫收款」表示此筆「服務收入」已經預先收到款項,只是尚未舉辦還不能做認列。

2.

6/5退款給客戶,先將6/1當時建立的「暫收款」完成交易。此步驟是為了使「服務收入」先被認列,以表達此筆金流原本的原因。(若原先的交易為同日交易或已完成,則無需操作此步驟)

3.

至「會計作業」>「手動分錄」建立一個反向分錄,輸入「借方:服務收入,貸方:銀行存款」。(在借方的科目和交易使用的需為同一個,才能做相互沖銷)

4.

公司因退款產生的手續費$100另外建立一筆「支出」交易紀錄。

此種方式紀錄的優點

正確表達一進一出的金流,餘額仍與實際狀況相符。

報表不會因為此狀況有誤差,反向分錄也能交代退款的原因和情形。


參考文章:進貨退回/折讓的記錄方式銷貨退回/折讓的記錄方式

暫收款與暫付款的紀錄收到退款的紀錄方式

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