此篇說明為「交易取消」全額退款的紀錄情境,若為「給予折扣」部分退款請參考:


假如先前對外支付了一筆費用,後來因為交易取消,收到對方的退款,若是透過銀行帳戶收取此筆款項,在明細上會產生一筆「存入」的交易紀錄,為了使報表正確呈現,同時又能明確記錄這個退款的情境,我們建議使用「手動分錄」的方式製作一筆抵銷的反向分錄。

情境說明

假設公司原本在5/1要買一台電腦,已先行預定並支付款項$30,000給商家,後來商家因供貨量不足,在5/3取消了訂單,同時將款項全額退還至公司的銀行帳戶。

操作步驟

1.

5/1支付$30,000元時建立一筆「暫付款」,表示此筆「雜項購置」已預先支付,只是尚未收到商品。

2.

5/3收到來自商家的退款,先將5/1建立的「暫付款」完成交易。此步驟是為了使「雜項購置」先被認列,以表達此筆金流原本的目的。(若原先的交易為同日交易或已完成,則無需操作此步驟)

3.

至「會計作業」>「手動分錄」建立一個反向分錄,輸入「借方:銀行存款,貸方:雜項購置」。(在貸方的科目和交易使用的需為同一個,才能做相互沖銷)

此種方式紀錄的優點

正確表達一進一出的金流,且資金帳戶餘額仍與實際狀況相符。

報表不會因為此狀況有誤差,反向分錄也能交代退款的原因和情形。


參考文章:進貨退回/折讓的記錄方式銷貨退回/折讓的記錄方式

暫收款與暫付款的紀錄支付退款的紀錄方式

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