當開始使用NexTrek後,也想要將公司前期的資料輸入到系統裡,但是會發現需要花很多時間跟精力在補帳上面,而且一筆一筆輸入很沒效率,有什麼辦法可以快速補帳嗎?有的!

補帳警語

因為希望使用者能夠以「餘額數字的核對」作為記帳的目標,所以進行補帳時,通常會希望補帳時間不要超過一週,如果量大到超過一週,會建議您縮短補帳年度的區間呦~

快速補帳

公司的前期資料不俱全,分錄明細有缺失,此時會建議直接拿「銀行存摺明細」進行補帳,以「週、月」為單位,將明細中金額加總後,再紀錄至系統中,也可以利用「快速輸入」「複製交易」功能加快補帳的速度,當補帳完畢後,切記也要記得比對帳戶餘額是否與現實的餘額相符合。

舉例來說:公司要將2020整年度的帳務資料,全部補帳到NexTrek系統中。

<第一步> 找出包含所有2020年度交易的銀行存摺明細

<第二步> 將各月份的交易加總分成「收入類」及「支出類」兩筆金額

EX:1月份總共有6筆交易

收入有3筆:1/5 $10,000 + 1/10 $25,000 + 1/20 $10,000 = $45,000

支出有3筆:1/13 $3,000 + 1/26 $2,000 + 1/31 $1,500 = $6,500

<第三步> 使用「快速輸入」將1月份加總後的「收入小計:$45,000」及「支出小計:$6,500」兩筆金額輸入至系統,收支原因選擇單一原因(ex.收入類選擇「營業收入」;支出類選擇「其他費用」),原先要輸入的6筆交易變成只要輸入2筆囉~

( Hint:「收款日期及憑證日期」建議可以統一訂在月底)

(詳細操作方式請參考:快速輸入)

<第四步> 回到交易列表,透過篩選功能,可以看到剛才的交易已經建立成功!

其餘月份皆重複上述4步驟,並在輸入完成後,核對帳戶餘額是否與現實的餘額相符合,補帳就完成囉!

P.s.補帳的目的是為了能夠快速追到現實中帳戶的餘額,防止未來餘額有不相符的情情,所以1.將各月交易縮減成兩筆金額計入到系統 2.選擇單一收支原因,是加快補帳的小撇步呦~


參考文章:新手教學10|大量交易建立的方式快速輸入批次編輯

您是否找到答案了?