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新手教學9|代墊與請款的紀錄
新手教學9|代墊與請款的紀錄

代墊款完整操作流程

一週前已更新


公司經營,經常會遇到臨時需要員工或老闆幫忙代墊款項的情況,累積的款項會在事後以單據或發票再跟公司請款。若以流水帳的紀錄方式,很有可能會造成重複記帳,導致帳務混亂。在藍途記帳中,我們會以「代墊款」類型的資金帳戶,搭配「移轉」功能使用,就能清楚交代金流喔!

代墊款項與請款的紀錄

假設小美餐廳想做母親節佈置,員工小明到文具店採買裝飾用品,先自掏腰包付了$3,000元的文具費用,隔日小美確認發票後再轉帳到小明的個人戶頭。

1.建立代墊款同日支出交易

此筆交易在小明購買文具當下已經產生,因此可以直接在「交易建立」處選擇「支出」模式,資金帳戶「員工小明代墊款」,交易狀況「同日支出」,支出原因「文具用品」。

2.核對代墊款資金帳戶餘額

儲存交易後,檢查員工小明代墊款的資金帳戶餘額,會因為這筆支出變成-$3000。當代墊款資金帳戶為「負數」時,表示公司有欠款。

3.公司撥款,建立移轉交易

小美確認了小明帶回的發票費用為$3,000,透過公司的「山銀行」轉帳給小明,此時在「交易建立」選擇「移轉」模式,將款項從山銀行「移轉到小明代墊款」。

4.核對轉出及轉入的資金帳戶餘額變化

儲存交易後,檢查兩個資金帳戶的餘額,「山銀行」因為此筆轉出減少了$3,000,「員工小明代墊款」結清餘額變為$0,表示公司已經不欠這個資金帳戶款項。

5.確認報表顯示的成果

至左方「報表」>「財務報表-損益表」查看,「文具費用」會呈現在「支出交易」建立的憑證日期月份。


其他運用情境

1.累積數筆的代墊款項可一次撥款處理

移轉撥款的功能不牽涉公司的損益,單純只是金流的移動,因此不需要每筆代墊款都對應一筆移轉,依照實際金流狀況紀錄即可。

(例如:小明分別代墊了$100,$200,$500,公司一次撥款$800,移轉部分僅需紀錄一筆$800即可)

2.先從公司提領款項再花費,也可以運用代墊款表達

當老闆從公司帳戶提領款項但尚未有實際花費,或者業務出差前先領一筆零用金時,都可以用「移轉」交易,表達款項從「公司銀行」轉至「個人」的情況。

  • 代墊款餘額為「負數」:表示公司欠此同仁款項,需撥款給同仁

  • 代墊款餘額為「正數」:表示有公司的款項暫放在同仁身上,尚待花費或歸還


快學完了!最後一個新手必學的功能:新手教學10|大量交易建立的方式
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