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公司經營，經常會遇到臨時需要員工或老闆幫忙代墊款項的情況，累積的款項會在事後以單據或發票再跟公司請款。若以流水帳的紀錄方式，很有可能會造成重複記帳，導致帳務混亂。在NexTrek中，我們會以「代墊款」類型的資金帳戶，搭配「移轉」功能使用，就能清楚交代金流喔！

假設小美餐廳想做聖誕節的裝飾佈置，請員工小明到文具店採買用品，小明於是先自掏腰包付了$3,000元的文具費用，回到店裡之後再請老闆小美直接把款項轉帳至小明的銀行戶頭。

小明購買文具用品時，先以「支出」的方式紀錄這筆開銷，資金帳戶選擇「員工小明代墊款」。

儲存交易後，檢查員工小明代墊款的資金帳戶餘額，會因為這筆支出變成-$3000。當代墊款資金帳戶為負數時，表示公司欠這個資金帳戶款項。

小美以公司的ＯＯ銀行戶頭撥款給小明，此時用「移轉」功能，表示金流從「ＯＯ銀行」移動至「員工小明代墊款」。

儲存交易後，檢查兩個資金帳戶的餘額，「員工小明代墊款」結清，餘額變為$0，表示公司已經不欠這個資金帳戶款項。

查看左方列表「報表」>「財務報表-損益表」，確認本月僅有一筆$3,000的費用產生。

移轉撥款的功能不牽涉公司的損益，單純只是金流的移動，因此不是一定每筆交易就要做一次移轉，可累積多筆的交易之後再一次處理。

當代墊款資金帳戶為正數，即相反的表示「此資金帳戶欠公司款項」。常用於業務出差費用，公司先行移轉撥一筆款，事後再執行多退少補作業。