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公司經營,經常會遇到臨時需要員工或老闆幫忙代墊款項的情況,累積的款項會在事後以單據或發票再跟公司請款。若以流水帳的紀錄方式,很有可能會造成重複記帳,導致帳務混亂。在NexTrek中,我們會以「代墊款」類型的資金帳戶,搭配「移轉」功能使用,就能清楚交代金流喔!

代墊款項與請款的紀錄

假設小美餐廳想做聖誕節的裝飾佈置,請員工小明到文具店採買用品,小明於是先自掏腰包付了$3,000元的文具費用,回到店裡之後再請老闆小美直接把款項轉帳至小明的銀行戶頭。

1.

小明購買文具用品時,先以「支出」的方式紀錄這筆開銷,資金帳戶選擇「小明代墊款」。

2.

儲存交易後,檢查小明代墊款的資金帳戶餘額,會因為這筆支出變成-$3000。當代墊款資金帳戶為負數時,表示公司欠這個資金帳戶款項。

3.

小美以公司的OO銀行戶頭撥款給給小明,此時用「移轉」功能,表示金流從「OO銀行」移動至「小明代墊款」。

4.

儲存交易後,檢查兩個資金帳戶的餘額,「小明代墊款」結清,餘額變為$0,表示公司已經不欠這個資金帳戶款項。

5.

查看損益表,確認本月僅有一筆$3,000的費用產生。

其他運用情境

1.

移轉撥款的功能不牽涉公司的損益,單純只是金流的移動,因此不是一定每筆交易就要做一次移轉,可累積多筆的交易之後再一次處理。

2.

當代墊款資金帳戶為正數,即相反的表示「此資金帳戶欠公司款項」。常用於業務出差費用,公司先行移轉撥一筆款,事後再執行多退少補作業。


快學完了!最後一個新手必學的功能:新手教學10|大量交易建立的方式
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