藍途記帳主要以公司的銀行或現金金流作為紀錄依據。不過在員工代墊款、零用金支出或公司信用卡等情境中，通常會先收集費用單據，再定期統一請款或彙整。此時，手邊的發票或收據就成了主要的記帳依據。
以往這些單據都需要人工逐張核對與手動輸入，不僅耗時費力，還容易出錯。現在只要透過手機拍照，再結合 AI 工具自動辨識，就能將單據迅速轉換為交易明細檔案並直接匯入藍途記帳。不僅大幅提升記帳效率，也順便輕鬆完成單據的數位歸檔。
流程四大步驟
＊分工建議：AI 幫忙整理檔案，人負責核對和檢查 請把 AI 當成一個手腳很快、但需要複核的助理，幫忙辨識和整理資料。 使用者在最後一個步驟，再到暫存區逐筆核對，讓系統批次轉成交易。 |
Step 0 挑選常用的 AI 工具（付費版優先）
經過實際測試，三個主流工具都能辨識單據，建議可優先使用付費版。
工具 | 一次可上傳 | 要特別注意的地方 |
Claude | 20 張以內（Chat 或 Cowork皆可） | 免費版無法使用 Code 功能 |
Gemini | 10 張以內（一般對話） | 免費版較容易有不遵守填寫規則的狀況，建議用付費版會穩定許多 |
ChatGPT | 每次 20 個檔案 | 不支援 HEIC 檔，iPhone 照片要先轉成 JPG |
Step 1 整理單據，逐張拍照
拍照前建議先簡單整理，可以省下之後核對和歸檔的時間。
發票和收據分開放
統一發票（有發票號碼、有稅額）和一般收據（收據、估價單、手寫單）性質不同，填寫規則也不一樣。分成不同類別方便彙總，如果需要提供給事務所報稅，也會比較容易。
性質相近的放一起
每家公司的費用單據，可能主要都是那幾種類別，同類別的就先整理在同一疊，例如：餐費的一疊、交通費的一疊。
一張單據拍一張照片
單張照片只含一張單據，不但易於讀取辨識，日後歸檔跟查找也會方便很多。
Step 2 把照片傳到電腦
建一個專門存放的資料夾
在電腦上開一個新資料夾，把手機拍好的單據照片傳進去。
💡 iPhone 照片格式請先確認 iPhone 預設的照片格式是 HEIC，ChatGPT 不支援上傳，其他工具偶爾也會出問題，需要先轉成 JPG。（Android 手機拍出來通常就是 JPG，可以跳過這一段。） |
Step 3 讓 AI 產出 Excel 檔
a.上傳單據照片和規則說明md檔
單據照片（可多選）
建議每次上傳的單據限制在 20 張以內，AI 生成檔案速度較快，核對起來也較輕鬆。
「藍途記帳_填寫規則.md」（可自行下載使用）
這份檔案主要是讓AI知道藍途支援的上傳檔案，有哪些規則。例如：日期格式、發票號碼不能有橫線、付款和收款不能同時填、常用的會計項目代碼有哪些…等。
b.複製指令貼到AI工具，請它生成符合模板規則的Excel檔
請依照「藍途記帳_填寫規則.md」，幫我辨識這些上傳的單據照片，建立「藍途記帳上傳模板」的 xlsx 檔，檔名最後加上目前台灣時間的日期，供系統匯入公司收款/付款金流。 如果有任何一張照片看不清楚、或欄位無法確定，請不要自行推測，直接列出來告訴我是哪一張、哪個欄位。 |
c.核對檔案
將 AI 生成的 Excel 檔案下載後，比對 Excel 內的資料筆數與手邊單據張數是否一致， 並確認內容格式都符合系統範本的要求。
Step 4 到藍途記帳上傳明細
a.進入交易匯入頁面
左側功能列「交易」→「交易匯入」。（參考文章：交易匯入）
b.選取資金帳戶
選擇要把這批明細上傳到哪個帳戶裡（例如：OOO代墊款、零用金帳戶）。
c.上傳 AI 產出的 Excel 檔
檔案副檔名必須是 .xlsx。建議用 Microsoft Excel 2016 或更新的版本開啟與存檔。
d.到暫存區逐筆核對
上傳後如果沒看到資料，點右上角的「重新整理」到「暫存區」。
md檔中的規則是依照發票日期由舊到新排序，可以一邊拿著單據逐筆核對資訊；正確 就在暫存區明細中勾選起來。
e.按「一次建立」
把勾選好的交易一次建立，確認後就完成了。
補充：帳本曾自訂會計項目或調整收付原因的處理方式
目前「藍途記帳_填寫規則.md」內建的會計項目代碼，是依照藍途通用產業模板收付款原因建置。AI 會依據此清單進行單據辨識與代碼對。
若您曾在藍途系統內修改過收付原因或新增自訂會計項目，或是選取其他的產業模板，AI 產出的代碼可能無法比對至您的帳本。這會導致匯入後的會計項目欄位呈現空白，屆時需手動補補齊收付款原因。
想要讓 AI 在自動產檔時精確帶入您目前的會計項目，請依下列步驟匯出最新的選單檔案，並於提問時一併提供給 AI：
前往藍途「會計」點選「收付原因設定」
下載「收款原因選單」與「付款原因選單」兩份檔案
日後請 AI 產生檔案時，將這兩份選單與單據照片一併上傳，並在提示詞中附加說明：
會計項目代碼請完全參照我所上傳的「收款原因選單」與「付款原因選單」；收款請使用收款原因代碼、付款請使用付款原因代碼，切勿混用。若無法對應到合適項目請維持留空，請勿自行猜測。 |
參考文章：交易匯入 、將excel檔案匯入藍途記帳的操作方式