本文說明如何使用 AI 協助整理代墊款單據，並匯入藍途記帳系統。從拍照或掃描到建立交易，全程約 10–15 分鐘。
開始前請備妥：實體單據、藍途記帳上傳模板（.xlsx），以及已付費 AI 帳號。
情境 A：單張手機拍照上傳（無掃描器）
準備階段
步驟 1：單據數位化，集中掃描或手機逐張拍照
使用手機相機或掃描 App（如 iPhone 內建文件掃描、Adobe Scan），將每一張單據個別拍照或掃描為圖片或 PDF，並傳輸至電腦。
傳輸方式：可透過 AirDrop、LINE 傳給自己、Google 雲端硬碟、或 USB 連接線，將檔案移至電腦桌面方便上傳。確保每張單據的金額、日期、發票號碼清晰可辨。
手機拍照注意事項：
每張照片只放一張單據。
單據需完整入鏡，不要裁切到日期、金額、發票號碼、統編或稅額。
保持畫面清楚、光線充足，避免反光或模糊。
效率小撇步：
可將同一次代墊款的所有單據照片放在同一個資料夾中，並與「藍途記帳空白上傳模板」一起上傳給 AI 工具，讓 AI 協助辨識單據內容並填入模板。完成後再由人工核對金額、日期與會計項目代碼，確認無誤後即可上傳至藍途記帳系統。
步驟 2：使用ＡＩ整理成記帳模板
開啟ＡＩ，將所有單據圖片或 PDF（可一次選取多個）與藍途記帳上傳模板（.xlsx）一同上傳，並輸入以下指令：
📋 建議指令：請幫我辨識這些單張發票、收據或憑證照片中的所有單據資訊，依照我上傳的藍途記帳模板欄位格式填入。請不要更動模板的欄位、格式、公式、工作表名稱或原有版面，避免後續無法上傳至藍途記帳系統。整理完成後，請提供我可以下載的 Excel 檔案。
ＡＩ工具支援同時上傳多個圖片與 PDF 檔，會逐一辨識每筆金額、日期與發票號碼，彙整成 Excel。
步驟 3：下載並核對模板，補填會計項目代碼
下載ＡＩ 產生的 Excel 檔，對照原始單據圖片逐筆確認金額與日期是否正確。同時開啟藍途記帳的收付原因設定，查找對應代碼並填入「會計項目代碼」欄。
匯入階段（兩種情境相同）
步驟 4：使用交易匯入上傳 Excel
在藍途記帳中，前往「交易匯入」功能，選擇對應的資金帳戶後上傳 Excel 檔。
建議收付原因欄位請選擇「不套用」，後續在暫存區編輯即可。
步驟 5：在暫存區批次套用收付款原因或標籤
上傳完成後，系統自動跳轉至暫存區：
使用批次套用「收付款原因」、「標籤」功能，為本批次金流編輯收款原因及付款原因，或為單據加上統一識別標籤。
標籤命名建議：採用「姓名＋代墊款＋日期」格式，例如：Even代墊款20250515，方便後續依人員或期間篩選查詢。
步驟 6：確認匯入，完成建立
勾選所有要匯入的資料，點擊「一次建立」完成匯入。完成後可至交易明細表查看所有已建立的代墊款交易紀錄。
✅ 完成後！完成後可至交易明細表，使用剛才設定的「標籤」快速篩選，就能一目了然查看本批次的所有代墊款明細。。
情境 B：多張單據集中掃描（有掃描器或 A4 複合機）
準備階段
步驟 1：單據數位化，集中掃描所有單據
收集所有代墊款單據，統一掃描成 PDF 檔。小張單據（發票、收據、車票）可多張集中放在 A4 上一起掃，不需一張一張分開。
步驟 2：將掃描檔與藍途模板一起提供給 AI 工具
開啟ＡＩ工具，將掃描檔與藍途記帳上傳模板（.xlsx）一同上傳，並輸入以下指令：
📋 建議指令：請幫我辨識這些單張發票、收據或憑證照片中的所有單據資訊，依照我上傳的藍途記帳模板欄位格式填入。請不要更動模板的欄位、格式、公式、工作表名稱或原有版面，避免後續無法上傳至藍途記帳系統。整理完成後，請提供我可以下載的 Excel 檔案。
步驟 3：人工核對後再上傳藍途記帳
下載ＡＩ產生的 Excel 檔，對照紙本單據逐筆核對金額與日期。同時開啟藍途記帳的收付原因設定，查找對應代碼並填入「會計項目代碼」欄。
步驟 4：如前面步驟
參考文章：交易匯入