旅遊產業一直都是熱門產業之一,其中開民宿也是許多年輕人創業的選擇。成立一間旅行社或開民宿,有許多硬體設備或細節面都要考量,也會配合外部訂單平台接受訂單,收款流程會分成訂金、尾款,因此金流的追蹤與紀錄是在財務管理上非常重要。
旅宿業常見的財務情境
1.訂房平台、電子支付的金流管理(參考文章:電子支付管道的紀錄方式)
資金帳戶如同公司的收支錢包,因此藍途將每個收入管道,如刷卡或訂房平台(Booking.com、Agoda)視為一個資金帳戶,透過資金帳戶的分類讓收入來源能明確分類,也能記錄每筆訂單與各外部訂房平台有不同的手續費,再撥款到內部銀行帳戶時搭配「移轉」的功能。
2.房客訂房、旅行社跟團行程收費,分成訂金、尾款的紀錄方式
藍途記帳是已金流的軌跡來紀錄,收到訂金時以「暫收款」紀錄,同時用「應收款」來紀錄剩餘未收的款項,如此可以正確表達「收到的訂金」,以及看出還有多少剩餘款項須要收回,並可以在這兩筆交易的備註欄位輸入”OO訂金”、”OO尾款”,以便後續追蹤。
舉例:旅行社將在11月提供國外旅遊-越南團,團費為$15,000/人,在9/1收到客戶訂金$5,000,客戶需10月底前支付剩餘尾款$10,000。
旅行社在9/1收到訂金$5,000時,建立一筆暫收款的收入交易
▶收入:5,000,收入原因「服務收入」,交易狀況「暫收款」,並在附註欄位輸入
再建立第二筆應收款的收入交易,來紀錄後續應收回的尾款$10,000
▶收入:10,000,收入原因「服務收入」,交易狀況「應收款」,並在附註欄位輸入
(Tips:開啟進階按鈕,可填入預計收款的日期)
待10/31前收到尾款後,完成先前建立的「應收款」和訂金的「暫付款」,輸入憑證日期和收款日期,完成兩筆交易紀錄。
3.民宿裝潢、裝修設計的費用(參考文章:需要計算攤提的非流動資產如何紀錄?(例:軟體、裝潢))
民宿初期會有許多開辦費、裝潢費、消耗品添購等費用產生,藍途記帳會建議,如果單筆金額大於8萬且要攤提折舊,可紀錄為「未攤銷費用」。(如金額不大,不須攤提折舊,可以紀錄為「雜項購置」)
旅宿業記帳模板收支介紹
旅宿業的主業為提供:住房短期住宿出租、旅遊行程規劃,相較以往傳統的接單模式,現今大多是從網路上接到客戶的訂單,初期先建立好資金帳戶是記帳要點。(如前面所述第三方訂房平台的資金帳戶)收支原因選單的設計上,金流收入面分出常用的3種會計項目。
常用收入原因:
收入原因名稱 | 會計項目代碼 | 使用情境 |
營業收入 | 4101 | 主要的收入項目,例如:客房出租、旅遊套裝販售 |
服務收入 | 4102 | 透過提供服務換取的收入,例如:代售景點門票 |
銷貨收入 | 4100 | 販售實體商品獲得的收入,例如:周邊紀念品 |
支出面成本前期可能為裝潢或硬體設備,其次要支出的費用大項為人事成本,如房務人員、領隊導遊...等,而消耗品產生的費用也是常見的必要支出。
常用支出原因:
支出原因名稱 | 會計項目代碼 | 使用情境 |
進貨成本 | 5100 | 主要的營業成本項目 |
薪資支出-兼職 | 6012 | 聘雇支援性質的工讀人員 |
薪資支出-獎金 | 6013 | 提供業務或人員激勵性獎金或業績獎金 |
消耗品 | 6092 | 需提供房客備品、毛巾、盥洗用品等的費用 |
金流手續費 | 6271 | 電子支付、訂房平台在撥款時產生的手續費 |
參考文章:如何新增會計項目及選單管理、新增資金帳戶、應收付暫收付