員工預支薪水的紀錄方式

與薪資支出區隔,使用員工借款紀錄

一週前已更新

公司員工有時會以「預支薪水」的方式先跟公司借款。下個月發放薪資時,因為不會產生實際的金流(或僅有部分金流),所以常常導致帳務混亂。
建議您將「員工借款」與「薪資支出」區分兩個會計項目(收支原因)來紀錄,除了能清楚呈現借/還款狀況,也能在損益上明確表達薪資費用。


情境說明

假設A員工薪資$30,000元,在1/10因為急用,先跟公司預支$60,000元,並約定好接下來3個月僅領$10,000元薪資,另外$20,000作為還款。

操作步驟

1.

至「會計」>「會計管理-會計項目設定」新增「1140-員工借款」的會計項目,並同時將此科目加入「收入」選單中。(參考文章:如何新增會計項目及選單管理

至「會計」>「會計管理-選單設定」>「支出項目管理」,再將此項目同時添加在「支出」類的選單中(選單子分組可選:「還款・押金」)

2.

當A員工預支薪水$60,000元時,紀錄「支出交易」,支出原因為「員工借款」,並可透過對象增加標示。

3.

事先建立應收款,表示未來3個月員工每月會還款$20,000元的狀況。
憑證日期輸入為借款日,收入原因同樣選擇員工借款。(Tip:可運用「預計收款日」補充說明預計還款的時間)

4.

員工薪資發放日,先紀錄原本應有的薪資交易:薪資支出$30,000元,另外以附註表達實發薪資僅$10,000元。

5.

接著處理借款歸還的部分,至「交易」>「應收付暫收付」,透過預計收付日期及對象的篩選,快速找到事先建立好的「應收款」。

收款日期填入與薪資發放日相同的時間,完成此筆應收款交易。

6.

總金流合計支出$10,000元,確認是否與資金帳戶餘額一致。


此種紀錄方式的優點

公司隨時可透過「應收款」列表確認員工還有多少款項未還清,日後也能在「會計科目明細」查詢「員工借款」往來的紀錄。

以損益表的解讀來說,每月也會確實呈現$30,000的薪資費用,不會和借還款的金流混淆,或是因為預支借款而有誤差。


參考文章: 銀行借款的紀錄方式

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