使用時機:使用藍途記帳1到2個月後
1.透過水位圖表,核對各銀行餘額是否與實際存摺數一致
目的:確認是否能清楚交代銀行類型的金流進出。
使用水位圖表,核對每個月底,藍途銀行餘額與實際銀行存摺或網銀明細餘額是否一致。
透過資金帳戶明細,確認是否有遺漏、輸入錯誤或重複紀錄的金流。
修正錯誤的輸入,再次核對月底的餘額。
特別強調銀行餘額一致,是因為銀行餘額永遠都能提供一個客觀的記完帳的標準。
2.透過「經營現金流量表」,確認收付原因
目的:確認每筆收款、付款的收付原因是否選對。
是否有選錯需要紀錄的收款原因與付款原因。
收款原因與付款原因是否使用一致(例如:2月租金-選擇「租金支出」、3月租金-選擇「交際費」)。
現金流量表,是呈現一段時間錢的流入與流出的收付原因金額。
3.檢視「月別損益表」,釐清兩個日期
目的:確認收付日期與憑證日期(損益日期)非同日時的狀況。
確認收付日期與憑證日期(損益日期)是否有標錯的情況,例如:五月的薪水在六月付款,損益表上會出現在五月的薪資費用。
同日收付款、非同日收付款的紀錄在報表呈現上會有差異,憑證日期(損益日期)。
損益表呈現為「收款與付款認列的時點」,不代表錢真的進到戶頭或支付完成,例如:客戶的欠款(應收款):帳面賺錢,現金還沒收到。
參考文章:財務新手也能搞懂損益表和現金流量表
4.了解「移轉」功能
目的:公司內部錢的調撥時,需使用移轉功能。
從公司的A銀行,轉錢給公司的B銀行,例如:從A銀行撥款10萬至B銀行,A銀行會減少10萬,B銀行會增加10萬。
公司店面現金或電子支付方式先收款,並記錄,關店時在將錢存至A銀行。
員工的代墊款先付款,再跟公司請款。
移轉正確使用,可避免公司虛增收款與付款,移轉只是撥款行為。
參考文章:移轉功能的使用情境
5.確認資金帳戶(收付款管道)設定是否完整
目的:確認是否有沒有釐清的收款與付款管道。
確認資金帳戶是否都已正確新增 (例如:各個銀行、各個現金類與代墊款類等)。
查看資金帳戶列表,確認各個資金帳戶名稱、類型是否正確。
至少銀行類型、現金類型的資金帳戶都要建立好。
各資金帳戶的初始餘額是否設定正確,尤其是銀行類型。
參考文章:開帳設定
結論
藍途記帳 是專為「金流管理」設計的雲端記帳工具,讓你一目了然掌握每一筆資金的流向與用途,同時核對帳上餘額是否正確。
除了基本的收支記錄,只要搭配藍途的「兩種日期」設計,就能進一步符合商業會計準則中損益表達的「應記基礎制」需求,產出更準確的月損益表與經營現金流量表。
記帳一段時間後,建議你使用這份【檢查步驟表】,檢視自己是否正確使用記帳邏輯。這不僅能確保資料沒問題,更能從報表中看出公司目前的經營狀況,替未來的決策打好基礎!