零用金常見情境為「先撥款給零用金管理人，再紀錄支出」，也可以解決公司多筆的小額支出，如文具採購、郵局資費...等，由於這些支出的金額不高，也非長期固定的支付款項，若能透過零用金管理則可以減少作業流程。
零用金管理建議
金額設定：設定每個部門或分店可以使用的零用金金額上限，避免過多或過少。
使用規範：確認零用金的使用範圍，通常為小額開支，如辦公室日常用品、雜費或金額低於300元以下的開支。
請款流程：設置標準化的流程，確認每筆支出都有憑證或發票，並由零用金管理人保管紀錄。
零用金的請款紀錄
1.公司撥款至零用金帳戶，建立移轉交易
假設吉祥有限公司設定了部門零用金$5,000的額度，員工可以直接憑單據或發票跟零用金管理人請款領取現金，零用金管理人再到系統上登記，公司於月底時會檢核並確認是否需補足零用金。
吉祥公司11/30從銀行領取現金給零用金管理人，建立「移轉」模式，從公司的「雪花銀行」撥款了$5,000至「部門零用金」。
2.建立零用金帳戶同日付款交易
12月陸續開始產生支出：
12/1 業務部的小明公出出差搭計程車，車資為$350元
12/5 業務部的小美添購辦公室的文具用品$500元
12/13 人資部的小華替公司舉辦徵才活動購買水杯$1,500
當零用金管理人收到此3筆支付的單據，並且也當下支付給三名員工後，使用交易建立三筆「付款」模式，資金帳戶「部門零用金」，付款日期與憑證日期相同，交易狀況「同日付款」。
（Tips：由於此3筆交易方式相同也可使用「批次建立」先建立第一筆「付款」模式，資金帳戶「部門零用金」，複製出兩筆交易）
3.核對零用金資金帳戶餘額
儲存交易後，檢查部門零用金的資金帳戶餘額會因為有這3筆付款而餘額減少
4.公司檢核後撥款次月零用金，建立移轉交易
零用金管理人於12/30確認資金帳戶「部門零用金」剩下的餘額為$2,650，透過公司的「雪花銀行」來補足定額$5,000，使用「交易建立」選擇「移轉」模式，將款項$2,350從雪花銀行移轉到部門零用金。
5.核對資金帳戶餘額變化
儲存交易後，可以至資金帳戶明細表做查看，12月份支付的多筆零用金皆會呈現在報表上。
參考文章：新手教學9｜代墊與請款的紀錄