除了股東、老闆會有跟公司借款的狀況,有時員工也會以「預支薪水」的方式先跟公司借款。下個月發放薪資時,因為不會產生實際的金流(或僅有部分金流),所以常常導致帳務混亂。
我們建議您將「員工借款」與「薪資支出」區分兩個會計項目(收支原因)來紀錄,除了能清楚呈現借/還款狀況,也能在損益上明確表達薪資費用。

情境說明

假設A員工薪資$30,000元,在1/10因為急用,先跟公司預支$60,000元,並約定好接下來3個月僅領$10,000元薪資,另外$20,000作為還款。

操作步驟:

1.

新增「1140-員工借款」的會計科目,並同時將此科目加入「收入」與「支出」的選單中。(參考文章:如何新增會計項目及選單管理

2.

當A員工預支薪水$60,000元時,執行兩個步驟:

(1)紀錄「支出」>「支出原因:員工借款」,並可透過對象增加標示。

(2)同時建立3筆應收款,表示未來3個月A員工會分別以薪資還款$20,000元的狀況。紀錄「應收款」>「憑證日期:借款日」>「收入原因:員工借款」。

(可運用「進階」>「預計收款日」補充說明預計還款的時間)

3.

接下來3個月的薪資發放日,員工原先的薪資$30,000元,但因扣除預計分次還款的$20,000,因此實際金流僅會支付$10,000元給員工,但在系統上會執行兩個動作:
(1)建立「支出」>「薪資支出-$30,000元」,金額依照實際員工的全額薪資填寫

(2)透過搜尋「對象」與「預計收款日」的方式,找到當時建立的「應收款-員工借款-$20,000元」,「收入日期」填入發放薪資日,完成交易

4.

確認資金帳戶餘額狀況是否與實際狀況一致。

此種紀錄方式的優點

公司隨時可透過查詢「應收款-員工借款」的方式,確認員工還有多少款項未還清。未來也能在「會計科目明細」查詢「員工借款」往來的紀錄。

另外,區分科目紀錄後,報表上呈現的薪資支出也會是實際的費用,不會和員工借款混淆,或是因為預支款而有誤差值。

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