代付款的紀錄方式

先幫忙客戶代墊款項轉交給第三方,事後再跟客戶收取款項的交易情況

一週前已更新

公司與客戶關係良好的狀況下,可能會幫忙墊付或轉交費用給第三方,因為只是一個代為轉交的過程,因此會用資產負債科目的「代付款」(非損益科目),搭配一筆支出、一筆收入的交易來紀錄。

  • 什麼時候用「代付款」?先幫客戶代墊付款給第三方,客戶再歸還款項

  • 什麼時候用「代收款」?客戶先把款項給公司,公司再轉交給第三方(參考文章:代收款的紀錄方式


情境説明

與合作夥伴共同舉辦課程講座,場地費$5,000的部分由兩方平分,7/1支付時由我們先付款給場地,待課程結束後,7/10合作夥伴才將另一半費用$2,500匯款到我們的公司帳戶。

1.添加項目「代付款」至收支原因的選單中

至左側功能列「會計」>「會計管理-選單設定」,分別在「收入項目管理」與「支出項目管理」找合適的類別,將「1314-代付款」項目添加至選單中。
(參考文章:如何新增會計項目及選單管理

2.代付款發生,紀錄支出交易

7/1付款$5,000費用給場地,不過由於我們只需負擔其中一半$2,500,因此會將支出交易拆分兩筆,使用不同科目紀錄。

  • 交易一:$2,500,支出原因:廣告費

  • 交易二:$2,500,支出原因:代付款

(Tip:建議可透過對象、標籤或附註說明的欄位加以標示)

3.收回代墊的代付款,紀錄收入交易

7/10合作夥伴將當時幫忙代墊的$2,500匯款到公司的帳戶,使用與7/1支出交易同樣的支出原因「代付款」來做沖銷。

4.查看代付款的往來明細

可至「會計」>「會計帳簿-會計項目明細」查詢「1314-代付款」,查看往來的交易紀錄,「差額」為0就表示已無幫對方代墊的款項。

5.查看資產負債表、損益表的顯示

7/1的資產負債表會顯示「代付款」有$2,500的餘額,7/10對方還款後,收入交易就會沖銷此科目,餘額變成$0。

損益表則僅會呈現7/1發生的$2,500廣告費。


是否回答了您的問題?